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无锡年会策划事先要做好哪些准备工作?

来源:活动策划方案 作者:无锡有范活动策划公司 浏览:712 发布日期:2018-09-13 16:58:55

关于年会,一般都是一些组织或者企业举办的比较多形式比较丰富,年会策划提前多久预约、准备比较合适呢?其实这取决于您对于年会活动的预期,如一些超大型、大型的年会,那自然准备的时间就很长了,因为包含的内容比较多。那么总体而言,无锡年会策划事先的准备工作有哪些呢?具体内容又该如何实施呢?

1、拟定下来年会所包含的内容:开幕;领导讲话以及年终工作总结;部门依次年终工作汇报;优秀员工颁奖;节目演出;闭幕;晚宴。所包含这些模块的内容汇报至上级领导,经批准后,开始下面的环节。

2、以邮件或着正式的文件,通知参与年终会议的人员名单。然后,告知需要出席参加年终汇报的人员,及其各自需要准备的汇报内容格式和详细要求,是否需要制作成PPT。后约定,这些人员在何时之前,务必将完整的汇报报告统一发送给谁。如果此时能确定年会的时间和地点,则一并通知;如果尚未定好,则另行专门通知。

3、对统一收到的各领导和部门的年终会议汇报,做初步查看,检查错别字,是否包含统一要求的汇报项目,各指标数据是否与财务部门提供的数据相一致。并呈递给公司负责的领导审阅;将需要重新修改的,反馈给相关人员做修改之后,在约定的时间内再统一收回。

4、通知总经理办公室做好采办环节的工作:按照参会人员数目,在年会的前一天完成水果、茶叶、拉花、奖品、节目道具、开会用的笔和本等所需会议物品的采办工作。

无锡年会策划

5、通知设备部门进行安排,晚于年会开始前的两个小时,做好会场中所需投影仪、音响等设备的安放。通知文秘部门,晚于年会开始前两个小时,完成会场的桌椅、桌牌、果盘等布置摆放工作。

6、如果晚宴环节是在本单位食堂,则通知后勤部门,于年会的当日早上,依照参会人员人数来确定菜谱,并于早上开始晚宴餐饮的采办和配料工作。于年会结束前两个小时,开始依次进行凉菜,热菜,汤等菜肴的制作。如果晚宴定于酒店内,则提前安排专人去酒店点菜。等年会结束,通知酒店人员有条不紊的上菜就可以了。

7、通知每个部门于某天,提报几个节目到年会总指挥人员处,分别需要哪些类型。以便安排节目的次彩排工作,且当场给予指导,以便各节目进行有效的修改。

8、安排主持人,一般是一男一女。让支持人先熟悉会议项目的顺序,以便准备主持词。并且要对节目非常熟悉,合理安排上场顺序,灵活掌握节目的时间。

9、以上几项内容,分别确定负责人,来按时落实所负责的内容并准时提报。定期与各负责人开会,来相互知会所辖工作阶段性的跟进结果,及时协调各环节顺畅衔接。

没有目标就没有方向,没有规划就没有未来。公司想要更好发展,就要明确未来的发展方向。在年会之际,可以向全体员工明确自己的未来目标,号召大家一起努力,一起为公司的明天努力拼搏与奋进。只有把目标明确了,大家干活才有劲头,所以一个好的规划,对公司以后的发展至关重要,那么年会也就至关重要了。 

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