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无锡招商会策划在会前需要做好哪些准备?

来源:活动策划方案 作者:无锡有范活动策划公司 浏览:425 发布日期:2019-02-21 13:42:38

招商会的目的在于促进来宾与产品或品牌之间的互动,更大化促进现场成交。无锡招商会策划主题越简洁、清晰明了,越能够精准受邀人群,提高现场成交率,否则活动现场人员爆满,都是些行业不相关人员,成交转化率极低。

招商会是招商组织向外界介绍、宣传、推广,以达到吸引投资加盟目的的一种商业性活动。会前准备的重要性在于,招商会的一切行动都基于此。就像设计师的设计图,框架和结构先搭好,接下来的事情才会进行得更顺畅。那么,招商会议策划会前应该做哪些准备呢?

一、怎么样为会议选定一个合适的主题?

为会议制定一个有创意和吸引度的主题,可以来一场头脑风暴。好的想法往往在交流中产生。会议主题要围绕着会议的核心内容来定,可借鉴社会热点,结合参会者的人群特点。

二、会议的场地应该怎么选?要考虑到哪些方面的内容?

会场的整体环境和氛围直接影响到会议的整体质量。通常情况下,场地的选择需要考虑几个因素:

1、会议规模。场地太大太小都不合适。太大,则显得会议现场很空旷,缺乏人气。太小,则会显得拥挤,影响参会者的体验感。此外,这也是节省会议成本的做法。

2、地理位置。地理位置的选择主要参考几个因素:一是周围交通是否便利,二是周围配套是否完善。这主要是为参会者作考虑,位置太偏,周围食宿不便,则会影响参会者的积极性。

3、场地的服务质量、硬件、软件设施效果是否理想。

4、在条件允许的情况之下,一些大型的招商会议可考虑在当地的地标性场馆内进行。这样可提升正常会议的吸引力。并且,这些地方往往会有优质的配套服务,对保证会议的效果有很大助力。

三、流程的制定一定要准确、有保障

流程制定就是搭框架,会议所要展示的内容在流程中进行合理安排,才会让会议呈现出理想的效果。需要注意的是:

1、合理安排各个版块的顺序、时长、内容。避免拖沓、空洞、乏味。应有主有次。

2、合理制定相关人员的出场顺序和时间,尤其是重要嘉宾的出场顺序和时间。一般情况下,重要嘉宾的出场时间要有间隔,不要都安排在同一个时间,让后面的会议缺少期待感。

3、表演节目的合理穿插,可以起到调节气氛的重要作用。

无锡招商会策划

四、活动前期宣传一定要到位

宣传,即告知。提前做好宣传,可以起到聚集人气,让参会者熟知会议相关信息,做好参会准备的作用。同时,会议举办者可以根据宣传的效果反馈,提前对这次会议做一些预判。

1、宣传可有多种方式,除了团队成员通过口传的方式告知和邀约以外,组织者还可以提前两到三周,大型会议提前一个月通过媒介来进行对外宣传。比如,制作海报、邀请函、及时通报会议进展消息、通报参会的重要嘉宾、解析对未来市场发展的重要作用等等。

2、宣传尽量是连续、阶段性的。内容上层层递进。临近会议召开时,可以进行更为密集的宣传。

3、企业或团队可以申请自己的微信公众平台,建立网站等,便于宣传信息的发布。

五、应急方案

应急方案主要是针对一些可能影响招商会顺利进行的突发状况,这非常重要。会前应该把不定因素都想好,然后有针对性的制定一些应对方案。比如:

1、前期筹备中的突发状况。如场地、人员的更换,内容的调整等,应做到反应及时。

2、硬件设备的更换应急预案。如果硬件设备在使用中途有所损坏,应该及时更换,以免耽误会议的正常进行。

3、会场突发事件。会议进行中,应有专业的人员来协调和解决会场的突发状况。无论怎样,应对突发状况,首先需要冷静的分析,才能在较快的时间内给出应对措施。

同时,在实践中积累经验,提早准备。一场成功的招商会活动策划,需要前期精密的策划,好的策划是招商会成功举办的前提。

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